Business Case und ROI-Betrachtung

Solide Entscheidungsgrundlagen

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Musterszenarien und Checklisten für Erfolg

Für die Einführung oder Migration eines Korrespondenz- oder Outputmanagement-Systems müssen Sie in der Regel vielfältige Faktoren berücksichtigen, die zunächst oft gar nicht offensichtlich erscheinen.

Wir unterstützen Sie bei der Erstellung eines vollständigen Business Case oder, in der Regel Teil einer solchen Betrachtung, einer ROI (Return on investment) Kalkulation, die Ihnen eine solide Entscheidungsgrundlage verschafft.

Die hier geschilderte Leistung und das Vorgehen können im Gesamtumfang oder in Teilen vereinbart werden.

Situation

Überlegungen zu Veränderungen im Bereich des Korrespondenz oder Outputmanagements erfolgen häufig getrieben durch zu sehr fokussierte Anforderungen. Nicht selten bestimmen die Anforderungen eines einzelnen Fachbereichs die Einführung eines neuen Systems. Oder aber erforderliche Änderung in der IT verlangen Novellierungen, die wiederum nicht von fachlichen Anforderungen getrieben wurden.

Die Erfahrung zeigt jedoch, dass Anforderungen aus unterschiedlichsten Bereichen durchaus zu sehr ähnlichen Handlungsoptionen führen können.

Ein Beispiel: Die Konsolidierung mehrerer Textsysteme aus unterschiedlichen Fachbereichen kann sicherlich in die Entscheidung münden, eine neue, einheitliche Textplattform einzuführen. Diese wiederum kann gleichzeitig durch eine Modernisierung der ihr zu Grunde liegenden Systemarchitektur für möglicherweise erforderliche Modernisierungen in der IT hilfreich sein.

Die Folgen einer in dieser Art begrenzten Betrachtung können sein:

Vorteile werden nicht erkannt
Entscheidet man beispielsweise die Einführung eines neuen Textsystems für einen Fachbereich ohne mögliche Anforderungen weiterer Fachbereiche zu berücksichtigen, erzielt man nur einen begrenzten Nutzen.
Investitionen werden nicht optimiert
Trifft man beispielsweise Investitionsentscheidungen ähnlicher Art für mehrere Bereiche, werden die erforderlichen Investitionen im Gesamtkontext nicht optimiert, selbst wenn der Business Case für jede einzelne Entscheidung schlüssig sein sollte.
Erforderliche Vorhaben werden möglicherweise fälschlich abgelehnt
Werden unzureichende Grundlagen für Entscheidungen herangezogen, kann dies dazu führen, dass erforderliche Investitionsentscheidungen nicht getroffen werden, da sie – isoliert betrachtet – keinen sinnvollen Business Case ergeben.

Leistung

Wir unterstützen Sie bei der Erstellung eines vollständigen Business Case. Dabei berücksichtigen wir alle Faktoren, die als Grundlage für eine solide Entscheidungen bei der Einführung und Migration von Korrespondenz- oder Outputmanagement-Systemen dienen: Die möglichst vollständige Identifikation der Bereiche, die Anforderungen für diese Art von Systemen haben oder entwickeln können, die Berücksichtigung von Rahmenbedingungen in der IT, vorhandene Vertragsverhältnisse und -laufzeiten, SLAs, möglicherweise bereits getroffene Plattformentscheidungen und vieles andere mehr.

Relevante Faktoren im Korrespondenz- und Outputmanagement-Bereich sind:

Identifikation der anfordernden Bereiche (Stakeholder)
Ein für einen Fachbereich möglicherweise unwirtschaftlich erscheinendes Vorhaben wird in der Regel, betrachtet man mögliche weitere Anforderer, im Gesamtkontext zu einem schlüssigen Business Case führen. Teil unserer Untersuchungen ist die Identifikation weiterer, möglicher Bereiche, deren Anforderungen in ein ähnlich gelagertes Vorhaben münden könnten.
Ermittlung von Vorteilen
Für jeden Stakeholder wird das Nutzenpotenzial ermittelt. Hierbei kommen Kennzahlen und qualitative Aspekte zur Anwendung.
Konsolidierung und Optimierung
Die Anforderungen mehrerer Stakeholder decken sich in der Regel zum Teil. Dieser Deckungsgrad wird ermittelt und die sich daraus ergebenden Verbesserungsmöglichkeiten dokumentiert.
Benchmarking
Sofern für die Entscheidungsfindung gewünscht, kann im Rahmen der Erstellung des Business Case ein Benchmarking, zum Beispiel im Vergleich zum Markt, vorgenommen werden. Dieser Vergleich kann sowohl zum Ist-Zustand als auch zum Ziel-Szenario erfolgen. Hierbei kommen Reifegradbetrachtungen zur Anwendung.
Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
Stehen die Vorteile und Möglichkeiten zur Optimierung und Konsolidierung fest, wird eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (ROI-Analyse) durchgeführt. Hierfür muss das Investitionsvolumen bekannt sein. Dies ergibt sich entweder aus bereits getroffenen Plattformentscheidungen oder wird für ein spezifisches Anbieterszenario ermittelt.

Wir identifizieren und bewerten alle relevanten Faktoren und deren Zusammenhänge untereinander nach einer erprobten Vorgehensweise. Dafür setzen wir unter anderem Musterszenarien, Checklisten und weitere Materialien ein, die wir auf der Grundlage vieler Jahre Erfahrung erarbeitet haben. So bewältigen wir auch komplexe Strukturen mühelos.

Ergebnis

Abschließend erhalten Sie von uns eine Entscheidungsvorlage, die anschaulich alle Informationen und Ergebnisse dokumentiert, die aus der Erstellung des Business Case hervorgegangen sind:

die Reichweite der avisierten Lösung im Unternehmen
die Vorteile der angestrebten Lösung
Synergien zwischen verschiedenen anfordernden Bereichen
Investitions- und Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
Handlungsoptionen und Empfehlungen

Gerne unterstützen wir Sie bei der Präsentation vor Ihren Entscheidungsgremien.

Die Kalkulation des ROI als wesentlicher Bestandteil des Business Case bieten wir auch als gesonderte Beratungsleistung an: Wir liefern Ihnen umfangreiche Tabellen, die auch im Anschluss von Ihnen mit veränderten Parametern mühelos bearbeitet werden können. So betrachten Sie auch im Nachgang weitere Lösungsszenarien eigenständig.